员工 AI 使用规范通常包括六部分：适用的工具和人员；哪些资料可以、哪些不可以交给 AI 处理；AI 生成内容由谁检查、检查什么；对外发布和发送前的确认要求；生成内容的标识要求；发现问题怎样报告。规范要写得具体、简短，配合培训和示例讲解，并随着工具和法规变化定期更新。
为什么需要使用规范
企业开通 AI 工具后，员工会遇到很多不确定的问题：客户的合同能不能上传？AI 写的方案能不能直接发给客户？同事用个人账号的 AI 工具处理工作资料可以吗？
没有明确的规范，员工要么过于谨慎、不敢使用，要么过于随意、带来风险。一份清楚的使用规范，既是保护企业，也是保护员工：员工知道边界在哪里，就可以放心使用。
第一部分：适用范围
- 适用的工具：企业批准使用的 AI 工具有哪些；是否允许使用个人账号或未经批准的工具处理工作资料；
- 适用的人员：正式员工、实习生、外包人员是否同样适用；
- 适用的场景：工作时间和非工作时间、办公设备和个人设备。
第二部分：资料使用
这是规范中最重要的部分。建议按资料分级说明，并给出具体例子：
- 可以使用：公开资料、一般内部资料，例如已发布的产品介绍、公开的行业报告、内部培训材料；
- 在批准的工具中、按要求使用：一般经营资料、客户沟通记录，使用时遵守权限设置；
- 需要特别批准：合同、报价、财务明细、人事信息；
- 禁止使用：根据企业实际情况列明，例如受保密协议约束的客户资料、身份证件号码等个人敏感信息。
涉及个人信息的处理，应符合《个人信息保护法》的要求。具体分级和要求，建议由企业的法务或信息安全部门确认。
第三部分：内容检查
- AI 生成的内容，使用者对结果负责；
- 内部参考的内容，至少检查是否回答了问题、有无编造；
- 对外使用的内容，检查事实、数字、名称和承诺；
- 涉及法律、财务、技术参数等专业内容，由相应专业人员确认。
第四部分：对外发布和发送
- AI 生成的内容在发给客户、合作方或公开发布前，需经过谁确认；
- 不允许 AI 未经确认直接对外发送消息或邮件；
- 对外宣传内容遵守广告和宣传相关的规定，避免夸大和绝对化表述。
第五部分：标识要求
我国《人工智能生成合成内容标识办法》已于 2025 年 9 月 1 日起施行，对生成合成内容的标识作出了规定。企业对外发布 AI 生成的文字、图片、音视频内容时，应了解相关要求，在规范中明确什么情况下需要标识、怎样标识。具体执行建议咨询法务人员。
第六部分：问题报告
- 发现 AI 输出错误、不当内容或可能的资料泄露时，向谁报告；
- 误将不应使用的资料交给 AI 处理时，怎样处理；
- 对规范有疑问时，咨询谁。
怎样让规范真正被遵守
写得短。 正文控制在两三页以内，详细说明作为附件。员工不会认真读一份几十页的规范。
多用例子。 “客户合同不能上传”比“敏感资料不能使用”更容易理解。
配合培训。 在培训中逐条讲解，并用具体情境练习判断，例如“这份资料能不能交给 AI？”
技术手段配合。 通过权限设置限制敏感资料的范围，而不是只依靠员工自觉。
定期更新。 工具、法规和业务变化时及时修订，并通知员工。
远行者科技的做法
我们在 WorkBuddy 培训中会结合企业的实际情况讲解使用规范，用情境练习帮助员工判断资料能否使用，也可以协助企业整理规范初稿。规范的最终内容由企业的管理层、法务或信息安全部门确认。
常见问题
能禁止员工使用个人 AI 工具吗？
企业可以规定工作资料只能在批准的工具中处理。同时最好提供好用的企业工具，否则员工可能仍会私下使用个人工具。
规范需要员工签字吗？
可以纳入员工手册或信息安全承诺中，由员工确认已阅读。具体方式按企业的制度管理习惯决定。
实习生和外包人员怎么管理？
建议同样适用使用规范，并根据其接触资料的范围设置更严格的权限。合同中可以约定相应的保密和使用要求。
参考资料
把方法放进一项具体工作。
面向企业管理者、岗位使用者与应用推动者，结合实际业务任务提供 WorkBuddy 培训、操作练习、结果检查、答疑和后续应用建议。
