规划 AI 权限，先给资料分级（公开、内部、敏感、受限），再按岗位和任务确定每类人员需要访问哪些资料、能否修改和对外发送，遵循最小必要原则。同时建立开通、变更、回收的流程，与入职、调岗、离职同步，并定期检查操作记录。AI 的权限原则上不应超过使用者本人的权限。
为什么 AI 的权限值得单独考虑
传统办公软件的权限相对简单：谁能打开哪个文件夹、谁能编辑哪份文档。AI 工具的不同之处在于，它能在很短时间内读取、汇总大量资料。一个员工原本需要花一天才能翻完的文件，AI 几分钟就能整理出要点。如果权限设置过宽，AI 可能把本不应该汇总在一起的信息组合出来。
另外，具备智能体能力的工具还可能修改文件、发送消息、调用其他系统，这些操作的后果比“只读”大得多。
第一步：资料分级
先把企业资料分成几个级别，例如：
- 公开：官网内容、产品手册、公开发布的资料；
- 内部：一般工作文档、内部流程、培训材料；
- 敏感：经营数据、客户名单、报价、合同、人事信息；
- 受限：涉及个人敏感信息、商业秘密核心内容、监管要求严格的数据。
每一级规定能否交给 AI 处理、在什么条件下处理、处理后结果怎样保存。分级不需要一步到位，可以先覆盖 AI 试点会用到的资料。
第二步：按岗位和任务分配
以任务为单位思考：完成这个任务，需要读哪些资料？需要写入哪里？需要对外发送吗？例如：
- 销售助理整理客户提案：读取产品资料和该客户的历史沟通记录，生成文档，不需要对外发送权限；
- 运营汇总周报：读取指定的数据导出文件，写入周报文档；
- HR 整理入职资料：读取入职表格，涉及个人信息，需要更严格的范围和留存要求。
一个基本原则：AI 的权限不应超过使用者本人的权限。
第三步：区分读、写和外发
- 读取：可以访问哪些资料；
- 写入：可以修改哪些文件或系统数据，是否需要人工确认；
- 外发：能否发送消息、邮件或对外发布内容。
试点阶段建议以读取为主，写入和外发都保留人工确认。根据运行情况，再逐步放开确有必要的权限。
第四步：开通、变更与回收
权限管理最容易出问题的不是开通，而是变更和回收：
- 入职：按岗位模板开通，避免临时复制他人的权限；
- 调岗：及时调整，不要只加不减；
- 离职：账号停用和资料交接同步完成；
- 项目结束：项目相关的临时权限及时回收。
如果 AI 产品的账号与企业通讯录打通，部分变更可以自动同步，具体以产品能力为准。
第五步：检查与审计
定期查看操作记录，关注异常情况：短时间内大量读取资料、访问与岗位无关的内容、频繁对外发送等。WorkBuddy 企业版官方资料提到企业安全与操作审计能力，以及工具调用的授权校验，具体功能以腾讯当期说明为准。
不要忽视员工培训
权限是技术手段，员工的意识同样重要。培训中要讲清楚：哪些资料可以交给 AI、遇到不确定的情况问谁、发现异常怎样报告。
远行者科技的做法
在应用实施中，我们和企业的管理员、信息安全负责人一起梳理试点场景需要的资料和操作，形成权限与使用条件清单，由企业确认后配置。我们不默认取得企业资料或系统权限，所有授权以企业书面确认为准。
常见问题
小企业也需要这么复杂的权限设计吗？
可以简化，但基本原则相同：先分清哪些资料敏感，AI 只处理必要的资料，对外发送保留人工确认，员工离职及时停用账号。
管理员能看到员工和 AI 的所有对话吗？
取决于产品的审计功能和企业的配置。建议在制度中明确管理员的查看范围和用途，并告知员工。
AI 读取了权限外的资料怎么办？
立即检查权限配置和操作记录，确定影响范围，修正配置，并按企业的信息安全事件流程处理。
参考资料
把方法放进一项具体工作。
结合企业账号、版本、资料授权与工作流程，提供 WorkBuddy 配置指导、任务模板、操作说明、试跑与使用交接服务。
